Kanzleibox

Die Systembasis ist das, was jede Kanzleibox mitbringt: TUXANET-OS, ein Linux-System auf Debian-Basis, ein Agent, über den RA-MICRO Berlin die Box aus der Ferne betreut und aktuell hält, und ein Reverse-Proxy, der die Web-Oberflächen der Module verschlüsselt unter einer Adresse bündelt. Darauf setzen alle weiteren Module auf.

Das Kanzlei-Portal ist die Oberfläche, über die die Kanzlei ihre Box selbst bedient: Benutzer anlegen, Kennwörter zurücksetzen, Freigaben pflegen und die installierten Werkzeuge aufrufen. Alles im Browser, ohne Konsole.

Das Active Directory der Kanzleibox ist die Benutzerverwaltung für das ganze Kanzleinetz: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter meldet sich am Arbeitsplatz mit einem eigenen Konto an, Rechte auf Ordner und Freigaben werden zentral vergeben, und die Namensauflösung im Kanzleinetz läuft über denselben Dienst. Technische Grundlage ist Samba als Domänencontroller.

Die Netzlaufwerke sind der Dateiserver der Kanzleibox: Gemeinsame Ordner erscheinen auf jedem Windows-Arbeitsplatz als Laufwerk, die Zugriffsrechte kommen aus dem Active Directory, neue Freigaben legt die Kanzlei im Kanzlei-Portal an. Die Kanzleidaten liegen damit an einer Stelle auf der Box.

Der OCR-Watcher überwacht einen Eingangsordner: Jedes abgelegte PDF wird geprüft, gescannte Dokumente bekommen per Texterkennung eine durchsuchbare Textebene, bereits digitale oder signierte Dateien werden unverändert weitergereicht. Das Ergebnis landet als PDF/A im Ausgangsordner.

Die Mandantenakte verbindet RA-MICRO mit Nextcloud: Dokumente, die aus der E-Akte in einen überwachten Ordner gelegt werden, landen automatisch im Mandantenportal, die Mandantin oder der Mandant bekommt eine Benachrichtigung. Verwaltet wird das über eine eigene Web-Oberfläche.

Stenograph wandelt Diktate in Text um. Die Spracherkennung läuft auf der Kanzleibox selbst, die Audiodateien bleiben im Kanzleinetz. Zugänge und Einstellungen werden über eine Web-Verwaltung gepflegt.

Nextcloud macht die Kanzleibox zum eigenen Cloud-Speicher: Dateien synchronisieren, Ordner mit Mandanten teilen, Gastzugänge. Die Anmeldung ist per zweitem Faktor abgesichert, jeder Zugriff wird protokolliert.

Pi-hole filtert auf Ebene der Namensauflösung: Werbe-, Tracking- und bekannte Schadsoftware-Domains werden für alle Geräte im Kanzleinetz gesperrt, ohne dass auf den Rechnern etwas installiert wird. Eine Web-Oberfläche zeigt, was gefiltert wurde.

Wazuh überwacht die Arbeitsplätze der Kanzlei: Ein Agent auf jedem Windows-PC meldet Ereignisse an die Kanzleibox, dort werden sie ausgewertet. Virenscanner und Endpoint-Schutz sind Teil des Pakets.

Vaultwarden ist der Passwort-Manager auf der eigenen Box. Er spricht die Bitwarden-Schnittstelle, deshalb funktionieren alle offiziellen Bitwarden-Apps damit. Zwei-Faktor-Codes und Passkeys sind enthalten, Passwörter lassen sich in Organisationen mit dem Team teilen, ein Import aus 1Password ist möglich.

Mit WireGuard verbinden sich Anwältinnen und Anwälte von außen sicher mit dem Kanzleinetz. Jeder Zugang gehört zu genau einer Person und lässt sich in der Web-Oberfläche anlegen und verwalten. Aus dem Homeoffice ist das der Standardweg: VPN aufbauen, dann per Remotedesktop auf den eigenen Kanzlei-PC, wie am eigenen Platz, nur mit einer kleinen Leiste oben; Drucker, beA-Kartenleser, Sound, Mikrofon und Diktiergerät kommen mit. Auf der Kanzleibox Remote ist WireGuard der Kern der Box, auf dem Kanzlei-Server eines von 19 Modulen.

Apache Guacamole ist der Remote-Desktop im Browser: Nach der Anmeldung erscheint der Bildschirm des Kanzlei-PCs im Browserfenster, ohne Zusatzprogramm auf dem verwendeten Rechner. Der Standardweg aus dem Homeoffice bleibt der Remotedesktop über das WireGuard-VPN, weil nur dort Drucker, beA-Kartenleser und Diktiergerät mit in die Sitzung kommen; Guacamole ist die zweite Wahl, etwa unterwegs ohne eigenen PC. Auf der Kanzleibox Remote ist Guacamole fester Bestandteil, auf dem Kanzlei-Server ein Modul.

MySQL beziehungsweise MariaDB ist die Datenbank für Anwendungen, die auf der Kanzleibox laufen. Eine Web-Oberfläche erlaubt den Blick in die Daten, ohne dass jemand an die Konsole muss.

Microsoft SQL Server Express ist die Datenbank, auf der Kanzleisoftware wie RA-MICRO arbeitet. Auf der Kanzleibox läuft sie direkt im Kanzleinetz, eine Web-Oberfläche erleichtert die Verwaltung.

Mailcow ist der Mailserver im eigenen Haus: E-Mail, Kalender und Kontakte laufen auf der Kanzleibox statt bei einem fremden Anbieter. Outlook und Smartphones binden sich wie an einen Exchange-Server an, ein Webmail-Zugang ist enthalten, Spam- und Virenfilter sind eingebaut.

Homebox hält das Inventar der Kanzlei fest: Rechner, Drucker, Möbel, jeweils mit Standort, Etikett und Wartungsterminen. Bestände lassen sich als CSV importieren und exportieren, Etiketten mit QR-Code direkt drucken.

Odoo ist ein Open-Source-System für Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Auf der Kanzleibox läuft es im Kanzleinetz, die Daten bleiben im Haus.

Die KI-Suche kombiniert eine eigene Metasuche mit einem Sprachmodell auf der Kanzleibox: Fragen werden recherchiert und zusammengefasst, ohne dass ein externer Dienst ein Profil der Kanzlei anlegt.